POLITYKA PRYWATNOŚCI
Prywatność bez drobnego druku
Najważniejsze informacje
- Administrator: Centrum Zamówień Publicznych Paweł Sendrowski, ul. Grudzieniec 64, 60-601 Poznań, NIP: 6112292063
- Kontakt: support@4bidders.com oraz korespondencyjnie na adres wskazany powyżej
- Zakres: formularze, konto, płatność, dokumenty przetwarzane w ramach Funkcji AI, logi i cookies
- Podstawy: umowa, obowiązek prawny, uzasadniony interes, zgoda
Co mamy na myśli, gdy piszemy
- Licencja – to umowa, która pozwala korzystać z Serwisu 4bidders.com
- My (np. nas, nasz) - Centrum Zamówień Publicznych Paweł Sendrowski z siedzibą w Poznaniu (60-601), ul. Grudzieniec 64, udzielający Licencji.
- Ty (np. Ciebie, Twój) – osoba, która zawiera z nami umowę lub korzysta z Serwisu. Możliwe jest korzystanie z Serwisu samodzielnie albo poprzez inne osoby, którym udzielono dostępu.
- Serwis – strona internetowa https://4bidders.com/ wraz z oprogramowaniem
- Funkcje AI - dostępne w Serwisie funkcje tłumaczenia dokumentacji postępowań i generowania podsumowań z wykorzystaniem systemów sztucznej inteligencji, obejmujące także pliki dodawane przez Ciebie
- Zamówienie – oznacza złożenie zamówienia na wybrany Plan za pośrednictwem Serwisu
- Plan – wybrana długość dostępu do Serwisu:
Start - 30 dni
Business - 180 dni
Expert - 365 dni
Postanowienia ogólne
Polityka wyjaśnia, jak w Serwisie przetwarzane są dane osobowe, jakie są cele i zasady ich używania oraz jakie masz prawa. Zawiera też informacje o zasadach korzystania z plików zapisywanych w przeglądarce (tzw. ciasteczek) i narzędzi do analizy ruchu na stronie.
Dane osobowe w Serwisie przetwarzane są przez nas zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z RODO (Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.).
Jesteśmy administratorem Twoich danych osobowych, które dobrowolnie podałeś podczas zakładania Konta, używania go lub korzystania z różnego rodzaju akcji marketingowych. Wykorzystujemy je m.in. do: wystawiania faktur, uruchomienia dostępnych w Serwisie funkcji (w tym Funkcji AI), przetwarzania i przechowywania dokumentów finansowych, informowania o terminach wygasania dostępnych funkcji, powiadamiania o zaplanowanych pracach technicznych i zmianach konfiguracyjnych, informowania o zmianach w Regulaminach, realizacji obsługi technicznej, wyjaśnień w zakresie rozliczeń, a także, jedynie za Twoją zgodą, bezpośredniego kontaktu handlowego i przesyłania informacji marketingowych.
W niektórych przypadkach działamy jako podmiot przetwarzający dane osobowe, których administratorem jesteś Ty lub inny podmiot. Zasady takiego przetwarzania określa odpowiednia umowa o powierzeniu danych.
Podanie danych jest dobrowolne, z dwoma wyjątkami: zawarcie umowy (bez wymaganych danych nie zawrzemy umowy licencyjnej) oraz nasze obowiązki ustawowe - bez tych danych nie będziemy mogli wykonać ciążącego na nas obowiązku prawnego (np. wystawić faktury).
Serwis pozyskuje informacje: poprzez dane dobrowolnie podane w formularzach, poprzez pliki cookies, poprzez techniczne logi serwera oraz poprzez dokumenty i pliki, które dodajesz do Serwisu w ramach Funkcji AI.
Cel, podstawa, okres i zakres przetwarzania danych osobowych
Wykonanie umowy zawartej między nami lub podjęcie działań na Twoje żądanie
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane przechowywane tak długo, jak jest to potrzebne do realizacji umowy lub do jej zakończenia.
Zakres: imiona i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania lub pobytu, adres korespondencyjny; dla nie-konsumentów dodatkowo: nazwa i forma działalności, adres siedziby, NIP.
Udostępnianie Funkcji AI w ramach Twojego Planu
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane przechowujemy przez czas trwania Umowy i przez [30] dni po jej zakończeniu.
Zakres: login i identyfikator konta, dane o wykorzystaniu Funkcji AI: liczba i rozmiar plików, liczba stron, język, data i czas przetwarzania, kody błędów.
Marketing bezpośredni (kontakt e-mail, SMS, telefon)
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane przechowywane do czasu zgłoszenia sprzeciwu, nie dłużej niż do upływu terminu przedawnienia roszczeń. Sam kontakt danym kanałem (e-mail, telefon, SMS) prowadzimy wyłącznie po uzyskaniu odrębnej zgody wymaganej przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.
Zakres: imię, adres e-mail, numer telefonu.
Marketing naszej obsługi i produktów
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane przechowywane do momentu wycofania zgody.
Zakres: imię, adres e-mail, numer telefonu.
Marketing produktów naszych partnerów
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane przechowywane do momentu wycofania zgody.
Zakres: imię, adres e-mail, numer telefonu.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Dane przechowywane przez okres wymagany przepisami o rachunkowości.
Zakres: imię i nazwisko, adres zamieszkania/siedziby, nazwa firmy, NIP.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane przechowywane nie dłużej niż do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
Zakres: imiona i nazwisko, login, adres e-mail, numer telefonu, adresy; dla nie-konsumentów dodatkowo: nazwa i forma działalności, adres siedziby, NIP.
Kopie zapasowe i możliwość przywrócenia danych po awarii
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 32 ust. 1 lit. b i c RODO. Dane przechowywane zgodnie z ustalonym harmonogramem kopii zapasowych.
Zakres: wszystkie dane niezbędne do wykonania i przechowania kopii zapasowych.
Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu i diagnostyka techniczna (logi serwera)
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Logi przechowywane przez 12 miesięcy od zapisania.
Zakres: adres IP, identyfikatory urządzenia i przeglądarki, znaczniki czasu, adresy odwiedzanych zasobów.
Dane zawarte w plikach, które dodajesz do Serwisu
Pliki, które samodzielnie wgrywasz do Serwisu, przetwarzamy wyłącznie po to, żeby wykonać Twoje polecenie – przetłumaczyć je albo przygotować ich podsumowanie (Funkcje AI). Nie wykorzystujemy ich do żadnych własnych celów, w szczególności nie trenujemy na nich modeli sztucznej inteligencji, nie budujemy z nich naszej bazy postępowań ani nie analizujemy ich treści na potrzeby statystyk.
Jeżeli Twoje pliki zawierają dane osobowe – na przykład dane kontaktowe osób wskazanych w dokumentacji postępowania – to Ty pozostajesz ich administratorem, a my działamy jako podmiot przetwarzający. Zasady tego przetwarzania określa umowa powierzenia stanowiąca załącznik nr 1 do Regulaminu, którą zawierasz razem z Umową.
Oznacza to również, że obowiązki informacyjne wobec osób, których dane znajdują się w dokumentacji, spoczywają na Tobie.
Wykaz podmiotów, którym powierzamy dalsze przetwarzanie, publikujemy pod adresem […] i informujemy o jego zmianach z wyprzedzeniem 30 dni.
Pliki i wygenerowane tłumaczenia oraz podsumowania usuwamy na Twoje polecenie, a najpóźniej po 30 dniach od zakończenia Umowy.
Twoje prawa dotyczące danych osobowych
Zgodnie z przepisami RODO przysługuje Ci w szczególności:
- Prawo dostępu do danych oraz ich sprostowania i usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) - art. 15–17 RODO.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) - możesz zażądać, abyśmy w określonych sytuacjach jedynie przechowywali Twoje dane, nie wykonując na nich innych operacji.
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) - dane przetwarzane na podstawie umowy lub zgody możesz otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
- Cofnięcie zgody w dowolnym momencie - dotyczy wyłącznie przetwarzania, którego podstawą jest zgoda; nie wpływa na przetwarzanie oparte na innych podstawach ani na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.
- Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO, w tym profilowania.
- Prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego - w dowolnym momencie, ze skutkiem natychmiastowym.
Realizacja uprawnień: pisemnie (na adres: Centrum Zamówień Publicznych Paweł Sendrowski, ul. Grudzieniec 64, 60-601 Poznań), pocztą elektroniczną lub przez formularz kontaktowy w Serwisie. Przy kontakcie na odległość możemy poprosić o dodatkowe dane w celu weryfikacji tożsamości.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). W zakresie reklam personalizowanych nasi partnerzy mogą - wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies - profilować Twoje preferencje na podstawie plików cookies; szczegóły w sekcji „Cookies i analityka”.
Odbiorcy danych
Dane osobowe są przekazywane wyłącznie w niezbędnym celu i zakresie. Dane mogą być ujawniane:
- podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa,
- przedsiębiorcom świadczącym obsługę księgową, podwykonawcom i serwisantom,
- dostawcom usług hostingowych i infrastruktury IT,
- dostawcy usług sztucznej inteligencji wspierającemu Funkcje AI - jako podmiotowi przetwarzającemu związanemu z nami umową powierzenia przetwarzania danych (przetwarzanie odbywa się wyłącznie na terenie EOG),
- dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych (Google, Meta, X) - w zakresie i na zasadach opisanych w sekcji„Cookies i analityka”,
- operatorowi płatności elektronicznych - Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. z siedzibą w Irlandii),
- przedsiębiorcom pocztowym oraz firmom kurierskim,
- organom uprawnionym do żądania ich wydania na podstawie przepisów prawa.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W takich sytuacjach przekazanie odbywa się zgodnie z RODO - do państw objętych decyzją Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony albo przy zastosowaniu zabezpieczeń z art. 46-47 RODO, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania działań.
Dane przetwarzane w ramach Funkcji AI, w tym treść dokumentów oraz wygenerowane tłumaczenia i podsumowania, są przetwarzane wyłącznie na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego i nie są przekazywane poza EOG.
W przypadku narzędzi Google i Meta oraz operatora płatności Stripe transfer danych do USA może opierać się na decyzji o adekwatności dotyczącej programu EU-U.S. Data Privacy Framework - wobec dostawców posiadających aktualną certyfikację w tym programie.
Aktualna lista państw objętych decyzjami o odpowiednim poziomie ochrony: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en.
Szczegółowe informacje o przekazywaniu danych poza EOG możesz uzyskać, kontaktując się z nami.
Zmiany Polityki prywatności
Możemy aktualizować Politykę, w szczególności przy zmianach funkcji Serwisu lub przepisów. O istotnych zmianach poinformujemy w Serwisie lub e-mailem. Aktualna wersja wraz z datą jest zawsze dostępna na tej stronie.